Uma reunião ruim não termina quando a chamada se encerra – ela persiste, drenando a produtividade e o moral da sua equipe. Para evitar essa “ressaca de reunião”, concentre-se em cinco estratégias-chave:
Não domine, facilite.
Incentive a participação, permitindo que os membros da equipe liderem os itens relevantes da agenda. Use ferramentas interativas, como enquetes, e estruture as discussões para garantir que todos tenham voz.
Reduza a lista de convidados.
Convide apenas aqueles que são essenciais para a discussão. Se alguém não precisa estar presente, ofereça alternativas, como solicitar contribuições pré-reunião ou enviar um resumo de acompanhamento. Menos participantes significam conversas mais focadas e, consequentemente, melhores resultados.
Transforme itens da agenda em planos de ação.
Estruture os itens da agenda como perguntas específicas que impulsionam decisões. Em vez de “Atualização do Lançamento do Produto”, pergunte: “Quais são os riscos críticos para o cronograma de lançamento do nosso produto e como podemos mitigá-los?”. Tópicos claros e orientados para a ação mantêm as reuniões eficientes.
Aproveite cada minuto – e não ultrapasse o tempo.
Defina as reuniões para o menor tempo necessário, e não para incrementos padrão, como 60 minutos. Seguir a agenda e terminar no horário ajuda as pessoas a manter o foco e reduz a frustração.
Exija responsabilidade.
Atribua responsáveis a cada item de ação e esclareça os próximos passos antes do término da reunião. Use ferramentas de gerenciamento de projetos ou documentos compartilhados para acompanhar os acompanhamentos e garantir que nada se perca.
Esse post foi adaptado da publicação “The Hidden Toll of Meeting Hangovers” da Harvard Businesse Review.